Je organiseert een festival, popupbar of cateringevenement. Je hebt een kassasysteem nodig dat direct werkt, zonder gedoe met een technicus, contracten of ingewikkelde setup. Dit artikel helpt je de juiste keuze te maken.
Wat is anders aan evenementenkassa's?
Een vaste horecazaak en een festival stellen totaal verschillende eisen aan een kassasysteem. In een vaste zaak heb je stabiele wifi, bekende klanten en hetzelfde team iedere dag. Op een festival staat alles onder druk: wifi die uitvalt, wisselende medewerkers en een setup die binnen twee uur klaar moet zijn.
Een goed kassasysteem voor festivals is plug-and-play, flexibel en betrouwbaar als het internet faalt.
7 eisen voor een evenementenkassasysteem
1. Plug-and-play, geen installatie
Je hebt geen tijd voor gedoe. Een kassasysteem voor festivals moet in 15 minuten klaar zijn. Geen technicus, geen nachtenlang instellen. Direct na download beginnen met verkopen.
2. Tap to Pay op iPhone
Een aparte betaalterminal meeslepen is onpraktisch. Met Tap to Pay op je eigen iPhone kun je overal afrekenen. Sneller, minder hardware nodig.
3. Geen contractverplichting
Je bent twee maanden bezig met het event. Daarna niet meer. Waarom zou je twaalf maanden betalen? Zorg dat je maandelijks kunt opzeggen. Geen jaarcontracten, geen opzegtermijn.
4. Werkt op je eigen hardware
Geen verplichte hardware. Je eigen iPhone, je eigen iPad. Dit scheelt honderden euro's en je bent niet afhankelijk van apparaten van de leverancier.
5. QR-bestellen
Op drukke festivals heb je veel klanten en weinig handen. QR-bestellen helpt: gasten scannen een QR-code, bestellen en betalen zelf, en jij maakt het drankje. Dit scheelt een fulltime medewerker.
6. Offline modus
Festival-wifi is onbetrouwbaar. Je wilt niet stoppen met verkopen als het internet 20 minuten uitvalt. Zorg dat je kassasysteem offline kan werken en later synchroniseert wanneer wifi terugkomt.
7. Real-time rapportages
Na afloop wil je weten hoeveel je hebt omgezet. Per bar, per shift, per betaalmiddel. Real-time, niet na drie weken. Dit helpt je ook tussentijds bij te sturen.
Grote systemen versus wat je echt nodig hebt
Veel grote kassasystemen (Lightspeed, Square) zijn gemaakt voor vaste restaurants. Ze werken ook voor festivals, maar je betaalt veel meer dan nodig is: maandabonnementen van €50+, verplichte hardware voor honderden euro's, setup door een technicus en jaarcontracten.
Wat je wél nodig hebt: snelle setup (15 minuten), Tap to Pay op je iPhone, offline modus, maandelijks opzegbaar en real-time omzet.
Wat biedt Spont voor evenementen?
- Plug-and-play, je begint in 15 minuten
- Tap to Pay op je iPhone, geen aparte terminal nodig
- Maandelijks opzegbaar, geen contract
- Werkt op je eigen hardware (iPhone, iPad)
- QR-bestellen, zodat gasten zelf kunnen bestellen
- Offline modus, je werkt door als wifi uitvalt
- Real-time rapportages per bar en per shift
Je betaalt alleen voor wat je gebruikt. Geen setupkosten, geen hardware.
Checklist voor je evenement
- Hoeveel bars/verkooppunten heb ik nodig?
- Hoeveel medewerkers tegelijk aan het kassasysteem?
- Hoe lang duurt het event?
- Is wifi stabiel genoeg, of moet ik offline kunnen werken?
- Hebben gasten hun telefoon bij zich (voor QR-bestellen)?
- Wil ik per locatie rapportages zien?
- Hoeveel betaal ik zonder verborgen kosten?
Wat veel events vergeten
Dit zijn dingen waar organisatoren pas bij stilstaan als het evenement begint:
- Wifi valt weg, je kassa ook. Offline modus is geen luxe, het is noodzaak.
- Te weinig devices. Gebruik je eigen hardware, dan heb je dit probleem niet.
- Medewerkers kennen het systeem niet. Setup moet in 15 minuten.
- Betaalkosten hoger dan verwacht. Vraag het percentage per transactie van tevoren.
- Geen inzicht onderweg. Real-time dashboards zijn essentieel.